Lições Aprendidas (ou Ensinadas?)
As lições aprendidas no Projeto tem como objetivo principal evitar que os erros e os problemas encontrados se repitam em futuros Projetos, além de servir de base para o aperfeiçoamento contínuo das Boas Práticas de Gerenciamento de Projetos.
O PMBOK 5a Edição enfatiza que um Projeto não pode ser dado como encerrado se as Lições Aprendidas não forem registradas, mas este registro deve ser feito no decorrer do Projeto, para que pontos importantes não sejam esquecidos proporcionando benefícios para o planejamento de futuros Projetos e tratamento de Riscos, agregando valor às Organizações, e a todos os indivíduos e entidades que de alguma forma sejam impactados pelo o Projeto.
As definições podem ser escritas de várias maneiras diferentes mas o objetivo é um só: não ter que começar do zero, sempre!
Sempre ouvi o ditado: “A prática leva a perfeição”. No entanto, certa vez, li um comentário que desmentia esse ditado. Na verdade ele o retificava para uma expressão que considerava mais adequada: “A prática correta leva a perfeição!”
Ainda que esse ditado seja mais usado no mundo dos esportes, temos muitas semelhanças com o mundo corporativo pois não é de hoje que fazemos associação entre o esporte e os negócios. Muitos atletas e ex-atletas de alto desempenho ministram palestram sobre os mais variados temas passando pelas áreas de gestão, liderança e desempenho.
A questão é que sempre que estamos na fase final de um Projeto começamos a discutir o que acertamos e o que erramos, como adotamos determinada solução ou mesmo como deveríamos ter executado determinada tarefa. Daí alguém fala: “Aqui teve muita Lição Aprendida”. É inevitável que eu replique com uma outra pergunta: “Lições Aprendidas ou Ensinadas?”
O que vejo, sinceramente, são lições sim e admito que aprendemos bastante mas fatalmente os projetos semelhantes seguintes apresentarão situações muito parecidas, com os mesmos problemas e as mesmas dificuldades mas a probabilidade de repetirmos os erros é muito grande pois nem sempre temos as mesmas pessoas que aprenderam envolvidas e é nessa hora que os registros fazem falta. Assim estaremos sempre começando de novo.
Sugiro que a solução para esse reincidente problema passe pela estruturação de um Plano de Ação Compartilhado. Somente com algo organizado (e muitas vezes, obrigatório) podemos sistematizar o registro das informações até que a Organização aprenda verdadeiramente algo a partir de um evento, melhorando ou adaptando sua maneira de trabalhar, levando em conta processos, ferramentas e relacionamentos. Assim estaremos criando e praticando a cultura de Lições Aprendidas.
É importante que a forma de registro seja simples, mencionando somente a atividade, a situação, as ações corretivas e preventivas. Normalmente isso já é suficiente para a documentação.
Outras “regras” devem ser observadas:
Todos podem aprender: conhecimento é adquirido em qualquer etapa do Projeto e qualquer membro que tenha participação direta na ação realizada deve também participar da gestão desse conhecimento;
Informação deve ser discutida e compartilhada: a documentação é fundamental e deve ser elaborada durante todo andamento do projeto mas muitas vezes ela não consegue ser explicitada com toda clareza em um documento;
Gestão é prática: para que os projetos tenham mais chance de sucesso no mercado atual a cultura de Lições Aprendidas deve ser cobrada e colocada em prática nas Organizações, ou seja, as experiências devem ser ferramentas de processos de melhoria contínua;
Erre (mas seja rápido para corrigir e registrar): cometer erros durante a realização deve ser visto, além de uma situação normal, como uma oportunidade para alcançar melhorias impensadas para esse projeto e um aprendizado riquíssimo a ser utilizado no futuro.
É preciso, portanto, que gestores e equipes passem a considerar as Lições Aprendidas como uma peça chave que vai desde a criação até a entrega de um projeto fazendo inclusive com que esses registros façam parte obrigatória dos “entregáveis”. Somente assim as empresas não deixarão que suas experiências se tornem meras lembranças esquecidas.